L’importance de documenter les comportements difficiles

La réponse est simple : si vous ne documentez pas les comportements difficiles, vous ne pourrez pas intervenir efficacement auprès de l’employé concerné. Deuxièmement, ne pas documenter permet au comportement de perdurer dans le temps et de polluer le climat de travail. Enfin, si le dossier se rend en cour, le juge va se faire un plaisir de vous botter le derrière si votre dossier n’est pas blindé. Plutôt que de contribuer à régler le problème, votre incapacité à documenter fera de vous un gestionnaire problématique. Gérer des employés n’est pas toujours une sinécure. Vous devrez collaborer avec la direction des ressources humaines.

Le sujet de cette vidéo, comme les plus perspicaces d’entre vous l’auront deviné, portera sur l’importance de documenter les comportements difficiles. Trop de gestionnaires vont preuve de laxisme et de négligence. C’est une des grandes faiblesses organisationnelles en gestion d’équipe de travail. Les gestionnaires d’équipe de travail devraient documenter tous les manquements de leur équipe de travail, quelque soit l’importance du manquement. Ces manquements peuvent porter sur les attitudes, les aptitudes ou sur l’incapacité à réaliser les tâches pour lesquelles ces employé(e)s ont été engagés. On parle ici de la maitrise des compétences essentielles à leur travail : compétences techniques, compétences communicationnelles, etc.

Lorsqu’un processus de redressement est entrepris, le gestionnaire détermine où ce processus de redressement commence mais il est incapable de prévoir le dénouement. Le plan de redressement est comparable à un scénario de film. Le gestionnaire écrit son scénario. Mais la fin ne peut être scripté. Plusieurs dénouements sont possibles. C’est souvent l’acteur devant vous qui choisira la fin de son choix.

Que doit contenir un plan de redressement ?

En premier lieu, il convient de décrire précisément les comportements qui sont inacceptable. Le gestionnaire d’équipe de travail doit décrire précisément les éléments de non-conformité. Comment les manquements de l’employé ont-ils un impact ce toutes sur toutes les parties prenantes de l’entreprise?

Le dossier de redressement décrit l’impact de la problématique sur l’entreprise, sur les confrères et les consœurs de travail, sur les clients, etc. En exemple, est ce que les comportements décrits sont la raison de la perte de clients, du départ d’un employé, etc. ? Quels sont les impacts sur les gestionnaires (stress, harcèlement, perte de temps, etc.) ? Enfin si d’autres parties prenantes comme des clients, des fournisseurs sont impactés par des comportements difficiles, ces impacts doivent être aussi documentés.

Si c’est possible, quantifier les impacts financiers causés par les comportements de l’employé difficile : les coûts générés par la perte d’un client, les coûts occasionnés par un retard de production, le coût RH de remplacement d’un employé, etc.

Les 5 sections d’un plan de redressement

Définir vos attentes

Une solide documentation des faits, gestes et paroles de la personnalité difficile permet de bâtir un plan de redressement efficace. Un plan de redressement contient cinq sections. La première section de ce plan de redressement définit vos attentes vis-à-vis l’employé. Ces attentes doivent être claires exprimées, comprises et acceptées par l’employé.

Paramètres de votre collaboration

Deuxièmement, les paramètres de votre collaboration expliquent les devoirs de l’employé et comment vous allez le supporter dans son cheminement. Rappelez-vous que votre job n’est pas de sauver à tout prix à un employé. Vous n’êtes pas un sauveur envoyé du ciel. Ne vous mettez pas un stress inutile sur les épaules. C’est à l’employé de faire les efforts qui vont lui permettre conserver ses avantages auprès de votre entreprise. Le gestionnaire doit faire preuve d’un certain détachement lors d’un processus redressement d’une personnalité difficile. Collaborer implique que vous allez aider votre employé à cheminer. C’est l’employé difficile qui est imputable, pas le gestionnaire. C’est à l’employé(e) d’assumer ses actions et à se prendre en main.

Résultats attendus et indicateurs de performance

La troisième et quatrième étape sont interreliées. La troisième étape décrit les résultats attendus alors que la quatrième étape définit quels seront les indicateurs de performances utilisés pour évaluer le succès du processus de redressement. Les indicateurs de performances permettent de quantifier et de qualifier les résultats.

Les conséquences

Les indicateurs nous amènent à la 5e étape : les mesures disciplinaires à mettre en place si les attentes ne sont pas rencontrées. Si le travailleur passe au travers du plan de redressement avec succès, c’est super! Mais restez vigilant car un employé difficile aura tendance à retomber dans ses vieilles habitudes si le gestionnaire relâche sa supervision. Vous devrez continuer à regarder un œil sur cet employé.
Les conséquences de ne pas répondre aux attentes du plan de redressement varient. Elles peuvent varier d’un avertissement écrit qui va évidemment étoffer le dossier de l’employé, d’une courte ou longue suspension ou d’un congédiement si les attentes ne sont pas rencontrées.

2 sortes d’employés difficiles

Il convient de rappeler qu’il a deux types de comportement difficile au travail. Certains comportements sont périodiques. Ces comportements sont souvent liés à des employés qui rencontrent des difficultés passagères dans leur vie personnelle personnelle : divorce, problème alcool problèmes financiers, etc. En contrepartie, d’autres problématiques peuvent être plus lourdes : problèmes psychiatriques, manque de compétences, insouciance mettant la sécurité à risque, etc. Le plan d’action visant un employé aux prises avec des difficultés passagères a plus de chances de réussite.

Pour terminer, un plan de redressement n’est pas un « One Man Show » ou une « One Woman Show ». La direction doit supporter le gestionnaire dans la mise en place du plan de redressement. Sans appui de sa direction, un gestionnaire risque sa crédibilité dans le processus.