Organiser des réunions de travail efficace

Le défi d’organiser une réunion de travail

Organiser des réunions de travail efficaces est un défi pour de nombreux gestionnaires et chefs d’équipe. Pourtant, la qualité de l’organisation d’une réunion a un impact majeur sur la perception qu’auront les membres de l’équipe du leadership de l’animateur de la réunion. La pertinence et l’efficacité des réunions de travail contribueront à l’engagement des membres de l’équipe. Les réunions de travail efficaces favorisent la qualité des échanges et la prise de décisions éclairées.

Pour organiser une réunion de travail efficace, plusieurs éléments doivent être pris en considération lors de la préparation de la réunion :

• Planifier la réunion de travail :

• • • Sujets de la réunion.
      • Le cadre de la réunion.
      • Temps consacré par sujet.
    • Contenu de la réunion.
    • Durée de la réunion.
    • Lieu de la réunion.
      • Salle de réunion.
      • Lunch, transport, hôtel, en ligne, etc.
    • Les participants :
      • Nombre de participants.
      • Leur rôle.

• Préparer une réunion de travail:

• • • Convoquer les participants.
    • Présentation Powerpoint si nécessaire ou autres outils de présentation.
    • Qui inviter et gérer le nombre de participants.
    • Type de réunion :
      • Réunion de travail, réunions de groupes de travail, réunion d’information, réunion de projet,  réunion technique, réunion favorisant la prise de décision, réunion de préparation, séminaires, réunion de motivation, réunion professionnelle, réunion de formation, réunion d’évaluation, etc.

• Le rythme des réunions :

• • • Réunions hebdomadaires, réunions récurrentes, réunions mensuelles, réunions récurrentes, etc.

 L’animation de la réunion

Animer et diriger une réunion de main de maitre exige rigueur et maitrise des techniques de communication. L’animateur de la réunion a plusieurs défis à relever dans le cadre de l’animation d’une réunion de travail :

• Préparer les participants avant la réunion.

• Animer efficacement la réunion de travail.

  • Pendant la réunion de travail :

• • • Commencer la réunion.
    • Présenter les participants.
    • Présenter les objectifs et l’ordre du jour.
    • Gérer le temps dévolu à chaque item de l’ordre du jour :
      • Faire des tours de table.
      • Éviter les réunions interminables.
      • Reformuler les arguments présentés.
      • Clarifier les arguments.
      • Relancer la discussion par des questions.
    • Partager les rôles entres les participants :
      • Secrétaire de l’assemblée.
      • Chronométrer la réunion (Time Keeper).
      • Etc.
    • Gérer équitablement le temps de parole de chaque participant et son apport à la réunion.
    • Recentrer les débats sur le sujet principal pour s’assurer du bon déroulement de la réunion.

• Maitriser les techniques d’animation.

• À la fin de la réunion, prévoir les prochaines réunions de travail :

• • • Résumer les décisions prises et le plan d’action.
      • Assurer le suivi de la réunion :
        • Suivi des décisions prises lors de la réunion.
        • S’assurer que le compte rendu de la réunion a été fait et partagé.
      • Suivre les indicateurs de performance.
      • Valider le succès de la réunion.
      • Planifier la prochaine réunion s’il y a lieu.
      • Etc.
    • Conclusion de la réunion.

La qualité de l’animation de la réunion est un élément important. Conduire une réunion exige rigueur et maitrise des techniques d’animation. Le choix de l’animateur est crucial et la question à se poser est la suivante : Est-ce au gestionnaire d’animer toutes les réunions de travail ?

Cette formation sur l’organisation des réunions de travail livrera la recette pour organiser et l’animer des réunions de travail efficaces et productives.