Gestion du temps et des priorités en gestion

La gestion du temps et des priorités est stratégique.

Les gestionnaires sont débordés de travail, ils manquent de temps pour tout accomplir. Ils doivent gérer, organiser le travail, déterminer les priorités, etc.  Le temps de travail est une ressource rare. Les équipes productives évitent de perdre et sont passées maître dans l’art de gérer les priorités à court terme,

L’organisation du temps de travail exige de la rigueur. Gérer son temps efficacement est donc un défi pour plusieurs gestionnaires d’équipe. Organiser ses tâches et savoir gérer son temps permet de gagner du temps, d’être plus productif, de mieux gérer son équipe 3et de gagner en efficacité.

Tout gestionnaire d’équipe de travail, pour mieux organiser sa gestion du temps, doit :

• Améliorer son organisation personnelle.

• Organiser son temps.

  • Éviter les pertes de temps inutiles.

• Analyser sa liste de tâches :

  • Autodiagnostic des tâches et déterminer leur impact sur les résultats.
  • Prendre du recul et hiérarchiser ses tâches pour maximiser son efficacité.

• Définir ses priorités :

  • Définir les priorités à court, moyen et long terme.
  • Hiérarchiser ses priorités.
  • Prioriser ses tâches à valeur ajoutée.
  • Définir des objectifs clairs.
  • Démêler le quadrant de la matrice : urgent – prioritaire – non urgent – non prioritaire.

• Déléguer, dans la mesure du possible, les tâches sans valeur ajoutée.

  • Mettre en place un processus de délégation de tâches.

• Gérer les interruptions :

  • Fixer ses priorités et les partager avec l’équipe de travail.
  • Rendre imputable l’équipe de travail.
  • Gérer les grugeurs de temps.
  • Éliminer la procrastination.
  • Encadrer les « voleurs de temps » au sein de l’équipe.
  • Personnalités chronophages.
  • Courriels, téléphones, retour d’appel, etc.

• Mettre en place des outils de gestion du temps pour :

  • Gagner du temps.
  • Automatiser des tâches sans valeur ajoutée.
  • Maximiser son efficacité.
  • Augmenter sa productivité personnelle.
  • Augmenter la productivité de l’équipe de travail.

• Mettre en pratique les 12 lois du temps.

  • Loi de Murphy, Loi de Parkinson, Loi d’Eisenhower, Loi de Pareto, Loi d’Illitch, Loi de Laborit, Loi des rythmes biologiques, etc.

• Mettre en place des indicateurs de performance.

• Développer la capacité à gérer les priorités chez l’équipe de travail.

  • Fixer des priorités.
  • Gestion du temps de travail.
  • Imputabilité et autonomie.

• Assertivé ou apprendre à dire « non » en gestion des priorités :

  • Réduire les interruptions et les distractions.
  • Rendre imputable l’équipe de travail :
    • Développer leur capacité à s’organiser.
    • Optimiser l’emploi du temps de l’équipe.
  • Dégager du temps de qualité pour les :
    • Urgences et imprévus.
    • Priorités.
    • Tâches urgentes.
    • Planification stratégique.
    • Gestion de projet.
    • Formation et coaching de l’équipe de travail.
  • Garder le contrôle de son agenda.
  • A un impact sur la gestion du stress du gestionnaire.
  • Dégager du temps pour les urgences et les imprévus.

Dans un contexte de pénurie de main d’œuvre et de rareté des ressources, les organisations doivent clairement établir ce qui devra être priorisé et définir ce qu’est une bonne gestion du temps. Le manque de temps est une constante en gestion. La hiérarchisation des priorités est incontournable et contribuera à augmenter votre efficacité et la productivité de votre équipe de travail.

Dans cet optique, le bon gestionnaire devra prendre le temps de s’organiser et de prendre le temps de planifier. Les principes de gestion mis en place doivent inévitablement prioriser la gestion du temps et des priorités. Les membre de l’équipe de travail doivent comprendre parfaitement leurs rôles, leurs fonctions et les tâches de la journée qu’ils ont à accomplir. Le laxisme en gestion des priorités distrait l’équipe de travail des objectifs. Pour augmenter votre efficacité, la définition de tâches devra-être précise et ne laisser place à aucune interprétation. Cette précision favorisera la priorisation et optimisera la productivité des équipes de travail.

Le pourquoi des indicateurs de performance en gestion du temps

Les indicateurs de performance (KPI) mis en place devront avoir pour objectif de valoriser la réalisation des objectifs d’équipe, de quantifier et qualifier les tâches accomplies, de gérer les priorités, d’améliorer l’efficacité de l’équipe et d’optimiser son organisation. Des indicateurs de performance clairs permettront aux membres de l’équipe de travail de mieux comprendre quelles sont les tâches à valeur ajoutée à mettre de l’avant dans le cadre de leur travail. Les indicateurs de performance font partie prenante des stratégies de motivation de l’équipe de travail. L’analyse des performances devra aussi tenir compte de la capacité de travail de chacun et mettre en place une stratégie de délégation.

Une gestion optimale du temps et des priorités est un enjeu stratégique qui aura un impact sur la productivité de l’équipe de travail et du gestionnaire souvent débordé de travail. Prendre le temps de s’organiser, d’établir ses priorités et de planifier sa journée de travail est essentiel. Cette formation s’adresse aux gestionnaires et chefs d’équipe qui désirent optimiser l’efficacité et la productivité de leur équipe de travail.

Gérer ses priorités efficacement et mieux s’organiser commencent ici. Informez-vous sur cette formation en gestion qui rendra votre équipe de travail plus productive.