Pourquoi documenter les comportements difficiles en entreprise ?

Documenter les comportements difficiles est une compétence essentielle pour une gestion d’équipe efficace et une communication professionnelle réussie.

Si vous ne documentez pas ces comportements, vous perdez la capacité d’intervenir efficacement auprès des employés concernés. Cela permet au comportement de perdurer et de nuire au climat de travail. De plus, si le dossier se rend en cour, l’absence de documentation solide pourrait nuire à votre crédibilité en tant que gestionnaire et à votre entreprise. Plutôt que de résoudre le problème, une telle négligence vous rendrait vous-même problématique dans la gestion d’équipe.

Gérer des employés est un défi constant qui exige rigueur et méthode, en collaboration avec la direction des ressources humaines. Trop de gestionnaires font preuve de laxisme et négligent cette pratique essentielle. Documenter les manquements, qu’ils concernent les attitudes, les compétences techniques ou communicationnelles, est crucial. Cela inclut les écarts dans la maîtrise des compétences nécessaires au travail ou l’incapacité à réaliser des tâches pour lesquelles l’employé(e) a été engagé(e).

Lorsqu’un processus de redressement est engagé, le gestionnaire pose les bases du plan, mais le dénouement reste imprévisible. Comme un scénario de film, le plan peut mener à plusieurs fins possibles, et c’est souvent l’employé qui choisira, par ses actions, la conclusion. Une documentation rigoureuse et une communication claire sont vos meilleures alliées pour encadrer et résoudre ces situations.

Que doit contenir un plan de redressement en communication professionnelle?

En premier lieu, il convient de décrire précisément les comportements qui sont inacceptable. Le gestionnaire d’équipe de travail doit décrire précisément les éléments de non-conformité. Comment les manquements de l’employé ont-ils un impact ce toutes sur toutes les parties prenantes de l’entreprise?

Le dossier de redressement décrit l’impact de la problématique sur l’entreprise, sur les confrères et les consœurs de travail, sur les clients, etc. En exemple, est ce que les comportements décrits sont la raison de la perte de clients, du départ d’un employé, etc.? Quels sont les impacts sur les gestionnaires (stress, harcèlement, perte de temps, etc.) ? Enfin si d’autres parties prenantes comme des clients, des fournisseurs sont impactés par des comportements difficiles, ces impacts doivent être aussi documentés.

Si c’est possible, quantifier les impacts financiers causés par les comportements de l’employé difficile : les coûts générés par la perte d’un client, les coûts occasionnés par un retard de production, le coût RH de remplacement d’un employé, etc.

Les 5 sections essentielles d’un plan de redressement efficace

Définir vos attentes pour un plan de redressement réussi

Une solide documentation des faits, gestes et paroles de la personnalité difficile permet de bâtir un plan de redressement efficace. Un plan de redressement contient cinq sections. La première section de ce plan de redressement définit vos attentes vis-à-vis l’employé. Ces attentes doivent être claires exprimées, comprises et acceptées par l’employé.

Paramètres de collaboration en gestion d’équipe

Deuxièmement, les paramètres de votre collaboration expliquent les devoirs de l’employé et comment vous allez le supporter dans son cheminement. Rappelez-vous que votre job n’est pas de sauver à tout prix à un employé. Vous n’êtes pas un sauveur envoyé du ciel. Ne vous mettez pas un stress inutile sur les épaules. C’est à l’employé de faire les efforts qui vont lui permettre conserver ses avantages auprès de votre entreprise. Le gestionnaire doit faire preuve d’un certain détachement lors d’un processus redressement d’une personnalité difficile. Collaborer implique que vous allez aider votre employé à cheminer. C’est l’employé difficile qui est imputable, pas le gestionnaire. C’est à l’employé(e) d’assumer ses actions et à se prendre en main.

Résultats attendus et indicateurs de performance

La troisième et quatrième étape sont interreliées. La troisième étape décrit les résultats attendus alors que la quatrième étape définit quels seront les indicateurs de performances utilisés pour évaluer le succès du processus de redressement. Les indicateurs de performances permettent de quantifier et de qualifier les résultats.

Les conséquences et mesures disciplinaires d’un plan de redressement

Les indicateurs nous amènent à la 5e étape : les mesures disciplinaires à mettre en place si les attentes ne sont pas rencontrées. Si le travailleur passe au travers du plan de redressement avec succès, c’est super! Mais restez vigilant car un employé difficile aura tendance à retomber dans ses vieilles habitudes si le gestionnaire relâche sa supervision. Vous devrez continuer à regarder un œil sur cet employé.
Les conséquences de ne pas répondre aux attentes du plan de redressement varient. Elles peuvent varier d’un avertissement écrit qui va évidemment étoffer le dossier de l’employé, d’une courte ou longue suspension ou d’un congédiement si les attentes ne sont pas rencontrées.

Comprendre les 2 types d’employés difficiles en gestion d’équipe

Il convient de rappeler qu’il a deux types de comportement difficile au travail. Certains comportements sont périodiques. Ces comportements sont souvent liés à des employés qui rencontrent des difficultés passagères dans leur vie personnelle personnelle : divorce, problème alcool problèmes financiers, etc. En contrepartie, d’autres problématiques peuvent être plus lourdes : problèmes psychiatriques, manque de compétences, insouciance mettant la sécurité à risque, etc. Le plan d’action visant un employé aux prises avec des difficultés passagères a plus de chances de réussite.

Pour terminer, un plan de redressement n’est pas un « One Man Show » ou une « One Woman Show ». La direction doit supporter le gestionnaire dans la mise en place du plan de redressement. Sans appui de sa direction, un gestionnaire risque sa crédibilité dans le processus.