Dans ce blogue, nous partagerons 10 conseils essentiels pour optimiser la communication professionnelle en entreprise, que ce soit en gestion d’équipe, en formation gestionnaires ou en vente. Une communication claire et efficace est un atout majeur pour renforcer le leadership, améliorer la collaboration et maximiser la performance. Bonne lecture !

1- Traiter nos interlocuteurs comme eux aimeraient être traités

En communication professionnelle, l’une des pires erreurs est de s’adresser à tous nos interlocuteurs comme nous aimerions qu’on le fasse avec nous. Chaque individu possède son propre style et ses préférences en matière d’échange. Ce qui distingue les gestionnaires et les communicateurs efficaces, c’est leur capacité à identifier ces préférences et à adapter leur approche en conséquence. Pour une gestion d’équipe performante, il est essentiel d’ajuster son discours aux différents profils de personnalité, afin de maximiser la compréhension, la collaboration et l’engagement.

Prenons en exemple les profils de personnalité Myers-Briggs. Un extraverti et un introverti vont avoir des préférences de communication distinctes. L’un aime réfléchir avant de répondre alors que l’autre a une approche plus spontanée. Ajouter à cela les préférences distinctives de l’approche communicationnel entre un profil « Thinking » et un profil « Feeling ».

S’ajuster aux différents profils impacte sur le leadership que nous dégageons et contribue grandement à l’établissement d’un lien de confiance.

2- Comprendre les mécanismes de base de la communication professionnelle

Saviez-vous que votre cerveau pense à 400 cents mots minutes, que votre bouche émet entre 100 et 125 mots minutes et que le cerveau de votre interlocuteur sélectionne et retient seulement 25 mots.

En clair, une conversation est un champ de mines ou les erreurs de compréhension et d’interprétation sont nombreux.

Ce qu’il faut retenir en communication professionnelle, c’est qu’il y aura toujours un écart entre ce qui est dit et ce qui est compris. Cela s’applique autant à notre interlocuteur qu’à nous-mêmes. En gestion d’équipe ou en vente, si un membre de notre équipe semble avoir du mal à comprendre, la première question à se poser est : « Me suis-je exprimé clairement, sans ambiguïté et ai-je validé que mon interlocuteur ait bien saisi le sens de ma communication par des techniques de rétroaction? »

Une formation gestionnaires permet de maîtriser ces compétences et d’améliorer significativement l’efficacité des échanges en entreprise.

3- Établir un lien de confiance

Établir le lien de confiance est un processus lent et évolutif. Plus la relation est forte, plus il est facile de communiquer efficacement. La confiance d’une personne envers une autre est basée sur un sentiment, une impression ou une perception et non pas sur du rationnel. Ce sont les qualités humaines qui sont à la base de la relation de confiance.

Parmi les éléments contribuant à la création du lin de confiance, citons les éléments suivants :

1. Tenir ses promesses.
2. Écouter.
3. Être un exemple.
4. Ajuster sa communication
5. Être intègre.
6. Être honnête.
7. Soigner son image.
8. Faire ses preuves.
9. Être un expert.
10. Avoir une attitude positive.

4- Pratiquer l’écoute active pour une communication professionnelle efficace

En communication professionnelle, que ce soit en gestion d’équipe ou en vente, la maîtrise des 8 types de questions et des deux techniques de reformulation a un impact majeur sur la qualité de l’écoute active. Une seule question bien posée peut générer jusqu’à 15 sous-questions, permettant d’approfondir les échanges et de mieux comprendre son interlocuteur. Plus une réponse est investiguée et explorée, plus l’information obtenue améliore la qualité de l’écoute et renforce la clarté des communications.

5- Être à l’écoute du langage non verbal.

Selon des experts, 93% de la communication interpersonnelle est non verbale. La communication non verbale inclue les gestes conscients ou non, le ton et le rythme de la vox, etc. Concrètement, seul le choix des mots ne fait pas partie de la communication non verbale.

Le langage non verbal nous en dit beaucoup sur l’état d’esprit de notre interlocuteur. Son attitude, ses silences, son ton de la voix nous en disent souvent autant sinon plus que ses propos.

Je précise ici un point important : le langage n’est pas en soi une « vérité ». Mais, il nous fournit des indices sérieux que le communicateur efficace approfondira par des questions.

6- Utiliser le langage non verbal pour influer sur nos interlocuteurs

Lorsque je discute du langage non verbal avec des équipes de travail ou de vente, ma constatation est que la très grande majorité des intervenants ont une vision unidirectionnelle du langage non verbal. La grande majorité des personnes qui sont échangent avec un interlocuteur ne prennent pas conscience de leur propre langage non verbal. Le langage non verbal est bidirectionnel. Il est impossible de ne pas communiquer de façon non verbale.

La question qui se pose alors : comment puis-je sciemment, par mon langage non verbal, optimiser mon facteur de persuasion ? Des gestes faits avec les mains, ajuster le ton de voix, choisir des vêtements de circonstance sont des exemples d’éléments non verbaux dont vous devriez en contrôle et qui auront un impact majeur.

Lors de présentation corporative, il y a toute une « scénarisation » du langage non verbal à coordonner pour optimiser l’efficacité des mots utilisés en présentation. Le langage non verbal est donc « stratégique ».

7- Vouloir sincèrement aider les autres.

Vouloir sincèrement aider les autres, c’est, dans la mesure du possible, poser les gestes et adopter les actions qui vont faciliter la vie de votre interlocuteur. En gestion d’équipe, cela signifie offrir un soutien concret sans pour autant s’imposer de sacrifices inutiles. Une communication professionnelle efficace permet d’identifier les véritables besoins et d’y répondre de manière adaptée.

Attention ! Il ne s’agit pas de subir ou de se priver au profit des autres, mais plutôt d’adopter une approche réfléchie et équilibrée. Voici quelques questions pour vous guider : « Comment puis-je aider mon équipe à se développer ? », « Que puis-je faire pour aider mon client à mieux performer ? », « Comment puis-je faciliter le travail de mon équipe en optimisant ma gestion d’entreprise ? », etc. Ces réflexions permettent d’améliorer l’engagement, la collaboration et la performance globale.

8- Convaincre notre interlocuteur par ses propres arguments

Un des points fondamentaux de la création de l’établissement d’un solide lien de confiance, c’est la capacité du communicateur efficace à faire évoluer la pensée de son interlocuteur en utilisant son argumentaire.

On est ici en réflexion collaborative plutôt qu’en confrontation.

Un exemple : « Je comprends ton point de vie. Me permets-tu une question ? En prenant pour acquis qu’on applique ta solution, si la situation X se présente, comment allons-nous résoudre la problématique ? » L’Objectifs est d’amener votre interlocuteur à prendre conscience que on argumentaire est incomplet et d’ouvrir son esprit à des alternatives.

9- Maitriser les bases de la négociation

Une navrante constatation : Très peu de gestionnaires préparent studieusement leur rencontre avec les membres de leur équipe de travail. Même constat en vente ou très peu de représentantes et représentants des ventes préparent leurs concessions\contrepartie. Comprendre les bases de la négociation va faciliter la négociation des solutions gagnant\gagnant et favoriser l’instauration d’un climat de confiance.

10- Formuler clairement vos demandes

Une communication professionnelle claire, franche et respectueuse est le fondement d’une relation de confiance durable. Elle favorise une collaboration saine, réduit les malentendus et améliore la gestion d’équipe en assurant que chacun comprend les attentes et les objectifs communs.

Un communicateur efficace ne se contente pas de transmettre un message : il cherche activement à comprendre son interlocuteur, à décoder ses réactions et à ajuster son discours en conséquence. Cela implique l’utilisation d’une écoute active, d’un langage précis et d’un ton adapté à chaque situation.

En maîtrisant l’art de la communication, les gestionnaires et les leaders peuvent inspirer la confiance, motiver leurs collaborateurs et créer un environnement de travail plus harmonieux et productif.

Formation gestionnaires pour une meilleure communication et une gestion d’équipe optimisée

Une formation gestionnaires est un levier puissant pour développer une communication professionnelle efficace et renforcer la gestion d’équipe. Une communication claire et maîtrisée améliore la collaboration, réduit les conflits et optimise la performance des employés. En outillant vos gestionnaires avec des stratégies adaptées, vous assurez un leadership plus structuré et un climat de travail harmonieux.

Nous vous invitons à communiquer avec nous pour discuter des défis liés à la formation gestionnaires et au coaching de votre équipe. Nos formations vous aideront à perfectionner la communication interpersonnelle, un élément essentiel pour bâtir un environnement de travail dynamique et productif. Faites le premier pas vers une gestion plus efficace dès aujourd’hui !